Mail Merge (Letter)

Cara membuat mail merge dengan format email, antaralain:

1.      Buka Open Office, lalu pilih menu Tools dan klik Mail Merge Wizard.

2.      Klik Next untuk tahap selanjutnya.

3.      Pilih type document letter, letter ini yang akan kita kirim melalui email. Klik Next untuk melanjutkan.

4.      Pilih Select Address List.

5.      Muncul jendela Select Address List.

6.  Lalu pilih create untuk membuat daftar rincian para penerima surat. Disini kita akan membuat 3 orang penerima.

7.      Ini gambar penerima ketiga, lalu klik ok.

8.      Kemudian akan masuk pada tempat penyimpanan, simpanlah dengan nama letters.

9.      Pilih letters yang telah kita buat tadi, lalu klik ok.

10.  Beri checklist pada This document shall contain an address block dan beri checklist pula pada Suppress lines with just empty fields. Lalu Next untuk tahap selanjutnya.

11.  Klik edit untuk melakukan perubahan.

12.  Pada bagian drag address, pilihlah akun-akun yang dibutuhkan dalam pembuatan latter dan klik ok.

13.  Klik Next untuk melanjutkan.

14.  Checklist pada bagian this document should contain a salutation, lalu klik Next untuk langkah selanjutnya.

15.  Klik Next lagi untuk melanjutkan.

16.  Pilih edit documents jika ingin mengubah/mengedit data yang telah kita buat tadi. Jika tidak, silahkan klik Next untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya.

17.  Klik Next lagi untuk tahap selanjutnya.

18.  Klik Save Starting Documents, untuk menyimpan terlebih dahulu dokumen yang telah kita buat barusan.

19.  Buatlah penyimpanan dengan nama Surat Undangan dan save.

20.  Maka letter pun siap untuk dikirim ke penerimanya.

Setelah melakukan serangkaian proses diatas, maka data yang akan muncul menjadi seperti ini lihat

Mail Merge (Label)

Cara membuat mail merge dengan format label, antaralain:

1.      Buka menubar File lalu pilih New, lalu klik Label.

2.      Maka akan muncul sebuah jendela Label, lalu pada bagian Database pilih data (data ini merupakan sebuah data yang telah kita buat sebelumnya). 

3.      Masih dalam jendela Label pada bagian Format, isilah ketentuan ukuran sesuai dengan kebutuhan. Lalu pilih New Document untuk memulai sebuah dokumen baru yang akan dibentuk.

4.    Maka akan muncul format data pembuatan label tersebut sesuai dengan data yang telah kita buat sebelumnya. Setelah itu pilih menu Tools lalu klik Mail Merge Wizard.

5.      Tidak ada yang dirubah pada tahap ini, jadi langsung saja klik Next untuk melanjutkan. 

6.      Tidak ada yang dirubah lagi pada tahap ini, jadi langsung saja klik Next untuk melanjutkan.

7.      Pilih Select Different Address List 

8.      Kemudian pilih data (dokumen yang telah kita buat sebelumnya) lalu klik ok.

9.      Klik Next untuk melanjutkan.

10.  Klik Next lagi.

11. Edit Document digunakan jika kita ingin mengedit (mengubah) bagian dari data yang telah kita buat sebelumnya. Jika tidak ada yang diubah, lanjutkan dengan mengklik Next.

12.  Klik Next lagi untuk melanjutkan proses pembuatan label ini.

13.  Klik Save Starting Document yaitu menyimpan dahulu dokumen yang telah kita buat tadi.

14.  Simpanlah dengan nama label yang berarti menandakan ini bagian dari peoses pembuatan label.

15.  Klik Finish berarti proses pun telah berakhir.

16.  Jadilah 3 label dengan format data yang telah kita buat sebelumnya.

Setelah melakukan serangkaian proses diatas, maka data yang akan muncul menjadi seperti ini lihat

Mail Merge (Email)

Cara membuat mail merge dengan format email, antaralain:

1.      Buka Open Office, lalu pilih menu Tools dan klik Mail Merge Wizard.

2.      Pada bagian ini tidak ada yang dirubah, jadi langsung saja klik Next untuk melanjutkan. 

3.      Pada type document, pilih email message karena disini kita akan membuat mail merge dengan format email. Lalu klik Next untuk melanjutkan.

4.      Lalu pilih Select Address List.

5.      Maka akan terbuka jendela Select Address List kemudian pilih data yang telah kita buat sebelumnya dengan nama letters. Dan klik ok.

6.      Pilih Next untuk melanjutkan.

7.      Pada bagian ini tidak ada yang dirubah, jadi biarkan saja formatnya seperti itu. Klik Next untuk melanjutkan.

8.      Pilih Edit Document, jika kita ingin mengedit (mengubah) data sebelumnya yang telah kita buat. Jika tidak ada, langsung saja klik Next untuk tahap selanjutnya.

9.      Klik Next untuk tahap selanjutnya.

10.  Pada bagian Select one of the option, Pilih Send Merged document as email. Lalu berikan subject dengan nama Undangan Rapat. Lalu klik Send Document yang berarti dokumen akan segera dikirim.

11.  Do you want to enter e-mail account information now? Pilih Yes untuk menyatakan Ya dan dokumen dinyatakan telah siap untuk melakukan pengiriman.

12.  Masukkan nama, misalnya: Ruli Novitasari dengan nama email: ruli.novitasari@yahoo.com lalu klik ok.

13.  Sending Email Message, mulai berjalan pengiriman mail merge dengan menggunakan email.

Setelah melakukan serangkaian proses diatas, maka data yang akan muncul akan menjadi seperti ini lihat