TUGAS 1 - Sumber Daya Informasi

Nama               : 1. Mufarrohah                                  45213670

                          2. Nanda Putri Purwantari                46213330

                          3. Rosdiana Norminawati Purba       48213092 

                          4. Ruli Novitasari                             48213128 

                          5. Yeni Sarah Hardiyanti                   49213424 

Kelas               : 3DA02

Matakuliah       : Sistem Informasi Manajemen

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SUMBER DAYA INFORMASI

A.  MANAJEMEN INFORMASI

Manager adalah seseorang yang bertanggungjawab untuk mengatur dan mengelola perusahaan agar tujuan dapat terlaksana. 

Manager mengelola 5 jenis utama sumber daya, antaralain:

·      Manusia

·      Material

·      Mesin

·      Uang

·      Informasi

Tugas Manager adalah menggunakan sumber daya ini dengan cara yang paling efektif. Empat sumber daya utama memiliki wujud, kita menggunakan istilah Sumber Daya Fisik. Sedangkan sumber daya yang ke-5 tidak memiliki wujud, melainkan memiliki nilai dari apa yang diwakilinya dan kita menggunakan istilah Sumber Daya Konseptual. Tujuan sumber daya konseptual adalah untuk mengelola sumber daya fisik. 

Manajemen Informasi adalah seorang manager yang selalu memperbaharui informasi sehingga didapat informasi yang terbaru dan akurat, yang mana seluruh aktivitas informasi ini dapat dipergunakan seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat. 

B.  PERHATIAN MANAJEMEN INFORMASI

Perhatian manager semakin besar terhadap manajemen informasi karena kegiatan bisnis yang semakin rumit dan perkembangan komputer yang kian pesat.

• Kegiatan Bisnis Semakin Rumit  : Pengaruh ekonomi internasional kian berkembang, persaingan skala dunia kian tak terhindarkan, kerumitan teknologi yang meningkat, batas waktu yang semakin singkat, dan kendala-kendala sosial 
• Kemampuan Komputer Semakin Baik : Perkembangan komputer dari tahun ke tahun mengalami perubahan yang sangat signifikan mulai pada tahun 1950 dimana komputer berukuran besar dan hanya dapat digunakan oleh spesialis komputer, tahun ini 2015 dimana komputer berukuran kecil sehingga sangat fleksibel serta dapat digunakan oleh siapapun.

C.  PENGGUNA INFORMASI

Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu terobosan yang sangat besar karena menyadari bahwa manager memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Bukan hanya manager yang mendapatkan manfaat dari SIM, Non Manager dan Staff terkait juga mendapatkan keluarannya.

Tingkatan-tingkatan manajemen, meliputi: 

·      Tingkat Perencanaan Strategis – Manager Puncak

Bertanggungjawab memberikan keputusan-keputusan yang berguna untuk masa mendatang.

·      Tingkat Pengendalian Manajemen – Manager Menengah

Bertanggungjawab mengubah rencana menjadi sebuah tindakan dan memastikan agar tujuan tercapai.

·      Tingkat Pengendalian Operasional – Manager Operasional

Bertanggungjawab terhadap kegiatan operasional perusahaan

Fungsi-fungsi manajemen menurut Henri Fayol sekitar tahun 1914 adalah:

1.    Perencanaan (Planning)

2.    Pengorganisasian (Organizing)

3.    Kepegawaian (Staffing)

4.    Pengarahan (Directing)

5.    Pengendalian (Controlling)

Peran-peran manajemen yang digambarkan oleh Henry Mintzberg adalah:

• Fungsi Keuangan 
• Fungsi Sumber Daya Manusia 
• Fungsi Layanan Informasi 
• Fungsi Manufaktur 
• Fungsi Pemasaran

2 hal mendasar yang harus dimiliki oleh para manager adalah komunikasi dan pemecahan masalah. Cara berkomunikas yang baik dengan atasan maupun bawahan sangat dituntut dalam sebuah kerjasama dan Pemecahan masalah dengan melakukan perubahan-perubahan agar tujuan perusahaan dapat segera terlaksana.

1.    Keahlian Komunikasi

Komunikasi terbagi atas 2 jenis yaitu komunikasi lisan dan tulisan. Contoh komunikasi lisan: pada saat rapat, menggunakan telepon atau voice mail. Sedangkan contoh komunikasi tulisan: laporan, surat, memo, dll.

2.    Keahlian Pemecahan Masalah

Mendefinisikan masalah menjadi suatu hal yang negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang membahayakan atau malah justru keadaan yang menguntungkan. Hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama proses pemecahan masalah manager terlibat dalam pembuatan keputusan yaitu memilih tindakan alternatif.

Ahli manajemen mengatakan bahwa jika seorang manager memandang organisasinya sebagai suatu sistem, hal ini menjadikan pemecahan masalah semakin efektif dan efisien

.

D.  MANAGER DAN SISTEM

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.  

Sumber daya mengalir dari elemen masukan melalui transformasi ke elemen keluaran. Suatu mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik yang mendapatkan informasi dari keluaran dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan, dan mengarahkan sinyal pada elemen masukan jika sistem operasi memang perlu diubah. 

Berikut beberapa jenis sistem, diantaranya:

1.      Sistem Lingkaran Terbuka dan Lingkaran Tertutup

Sistem Lingkaran Terbuka adalah suatu sistem tanpa elemen mekanisme pengendalian, lingkaran umpan balik, dan tujuan.

Sistem Lingkaran Tertutup adalah suatu sistem dengan elemen mekanisme pengendalian, lingkaran umpan balik, dan tujuan.

2.      Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

Sistem Terbuka adalah suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya. Sistem Tertutup adalah suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya.

Dalam sistem dikenal pula dengan istilah Subsistem yang memiliki pengertian, sistem didalam suatu sistem. Misalnya: mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan mobil, dan sistem rangka.

Selain Subsistem, dikenal pula Supersistem yaitu jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar. Misalnya: pemerintah kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan provinsi. Pemerintah provinsi adalah supersistem dari pemerintah kota dan juga merupakan subsistem dari pemerintah nasional.

Komputer adalah suatu sistem fisik. Ia terdiri dari sejumlah sumber daya fisik. Sedangkan informasi adalah suatu sistem konseptual dan data yang dapat mewakili suatu sistem fisik. Suatu pandangan sistem melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas. Ini adalah suatu cara pandang yang abstrak tetapi bernilai potensial bagi manager. Pandangan sistem ini:

·      Mencegah manager tersesat dalam kerumitan struktur organisasi dan rincian pekerjaan

·      Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik

·      Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi

·      Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya

·      Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup

E.  DATA VS INFORMASI

Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolahan informasi. Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi: elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer, atau kombinasi keduanya.

F.   EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada data. Kemudian muncul penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi mendapat perhatian yang paling besar.

• Fokus Awal Pada Data 
• Fokus Baru Pada Informasi 
• Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan 
• Fokus Sekarang Pada Komunikasi 
• Fokus Potensial Pada Konsultasi

Komputer mula-mula digunakan sebagai Sistem Informasi Akuntansi (SIA) tetapi kemudian disadari memiliki nilai potensial sebagai suatu Sistem Informasi Manajemen (SIM). Selanjutnya perhatian meluas pada bidang lain seperti Sistem Pendukung Keputusan (SPK), kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Kelima bidang aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer (CBIS) Computer Based Information System.

G. USER END COMPUTING

Pada tahun 1970, kecenderungan meningkatnya minat pemakai dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri dinamakan User End Computing. End User adalah pengguna produk akhir suatu sistem komputer. Jadi End User Computing adalah pengembangan seluruh sistem berbasis komputer oleh para pemakai.

4 pengaruh utama dalam End User Computing, antaralain:

1.      Meningkatkan pengetahuan komputer

2.      Antrian jasa informasi

3.      Perangkat keras yang murah

4.      Perangkat lunak jadi

H.  Computer Based Information System (CBIS)

Siklus hidup sistem terdiri dari beberapa tahap, yaitu:

1. Perencanaan 
2. Analisis 
3. Rancangan 
4. Penerapan 
5. Penggunaan

Seiring berkembanganya CBIS, manager merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manager mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan.

Saat manager memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis, kedua pihak bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mengidentifikasikan masalah,mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternatif, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database, dan menjaga kemutakhiran sistem. 

Sumber:

McLeod, Raymond, Jr. 2008. Sistem Informasi Manajemen Edisi Kedelapan. Jakarta: Salemba Empat.